Kanselarij der Nederlandse Orden

Het grootste deel van de werkzaamheden van de Kanselarij betreft het proces van de Koninklijke onderscheidingen in de Orde van Oranje-Nassau en de Orde van de Nederlandse Leeuw. Het proces start met voordrachten vanuit de samenleving die ingediend worden bij de gemeente. Via de advies- en besluitprocedure leidt dit bij een positief besluit uiteindelijk tot de ondertekening van het Koninklijk Besluit door Zijne Majesteit de Koning. Na overlijden van een gedecoreerde worden nabestaanden in de gelegenheid gesteld het versiersel in bruikleen te houden of terug te sturen naar de Kanselarij. In 2022 werden er 4603 onderscheidingen in de Orde van Oranje-Nassau en de Orde van de Nederlandse Leeuw uitgereikt.

Bedrijfsvoering

ICT

Voor de verwerking van Koninklijke onderscheidingen werkt de Kanselarij met het in 2019 gerealiseerde systeem LINT. Op dit systeem zijn naast de Kanselarij ook de gemeenten, provincies, de eilanden in het Caribisch deel van het Koninkrijk en ministeries aangesloten. In 2022 is een aantal verbeteringen doorgevoerd die hebben bijgedragen aan de efficiëntie van het systeem.

Iedereen kan iemand voordragen voor een Koninklijke onderscheiding. Sinds 2020 kan dat ook via het online voorstelformulier. Naar aanleiding van een onafhankelijk toegankelijkheidsonderzoek zijn voor gebruikers met visuele en auditieve beperkingen een aantal problemen met dit voorstelformulier opgelost. Vervolgens is het toegankelijkheidsonderzoek herhaald. Het online formulier heeft inmiddels een toegankelijkheidsverklaring met de status A, wat betekent dat het volledig voldoet aan de door de overheid gestelde eisen op het gebied van toegankelijkheid.

Tot slot is de Kanselarij in 2022 voorzien van de nodige faciliteiten voor het hybride vergaderen. Daarvoor zijn de werkplekken gemoderniseerd en aangepast, waardoor digitaal overleg kan plaatsvinden tussen werknemers op kantoor en thuiswerkers.

Een punt van zorg is het digitale netwerk op de Kanselarij. Dit is weliswaar versterkt in 2022, maar de infrastructuur van de Kanselarij blijft onderhoudsgevoelig. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij het Shared Service Centrum ICT van en voor het Rijk.

Informatiebeveiliging en privacy

In 2022 is voor de Kanselarij een eigen ‘baseline informatiebeveiliging’ uitgewerkt. Deze is gebaseerd op de Baseline Informatiebeveiliging Overheid. De Algemene Rekenkamer verrichtte een verantwoordingsonderzoek naar de baseline van de Kanselarij en de resultaten van dat onderzoek waren positief. Bij de implementatie in de organisatie lag de focus op technische maatregelen, procesmatige inrichting en menselijk gedrag. Voor leidinggevenden en medewerkers was er een uitgebreid bewustwordingsprogramma, dat bestond uit presentaties, een e-learning, phishingsimulaties en een educatieve cyber escape room. De medewerkers van de Kanselarij blijken zeer bewust om te gaan met informatieveiligheid.

De leverancier van LINT maakt gebruik van een subleverancier voor hosting. In 2022 is na een onafhankelijke audit aan deze subleverancier het ISO 27001-certificaat voor informatiebeveiliging toegekend. Voorts is de beveiliging van LINT in 2022 verbeterd en is een uitgebreide risicoanalyse uitgevoerd.

In 2022 is de rol van de Functionaris Gegevensbescherming ingevuld door inhuur van externe deskundigheid.

Personele ontwikkelingen

Vanwege de coronacrisis gold voor de medewerkers van de Kanselarij dat ze in de eerste maanden van 2022 nog volledig thuis werkten. Toen de overheid de maatregelen versoepelde, werd het personeel (voor zover de diverse functies dat toelaten) in de gelegenheid gesteld om zowel thuis als op kantoor te werken. Dit gebeurde op basis van een voorstel dat in samenspraak tussen het management en de medewerkers is opgesteld. Tegen het einde van het jaar is dit hybride werken geëvalueerd en zijn enkele aanpassingen gedaan die uiteindelijk tot een beleid op dit onderwerp hebben geleid. De uitkomsten van die evaluatie zullen in 2023 worden opgevolgd.

Dankzij een overeenkomst met het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in 2022 kunnen de medewerkers van de Kanselarij nu net als veel andere rijksambtenaren gebruik maken van een uitgebreid online leeraanbod op Leer-Rijk.

Bij de afdeling Bedrijfsvoering zijn in 2022 vier medewerkers vertrokken. Eén vacature werd in 2022 ingevuld; de overige vacatures worden later ingevuld. Binnen de afdeling Decoraties & Advies is er in 2022 één medewerker vertrokken; deze vacature is wederom ingevuld.

Inkoop

De Kanselarij maakt veel gebruik van drukwerk. Denk aan bijvoorbeeld draagwijzers waarin aan mensen met een Koninklijke onderscheiding wordt uitgelegd hoe ze hun versiersel(en) kunnen dragen, maar ook aan briefpapier, voorlichtingsbrochures enzovoort. In 2022 is voor het drukwerk een meervoudig onderhandse aanbesteding uitgevoerd. Hieruit is een raamovereenkomst voortgekomen met een nieuwe drukker.

Verder heeft de Kanselarij samen met een aantal andere rijksoverheidsinstellingen meegedaan aan een Europese aanbesteding voor de inhuur van extern personeel. Uit deze aanbesteding is een samenwerking ontstaan met een nieuwe broker.

Open op Orde

'Open op Orde' is een traject voor de verbetering van de informatiehuishouding van de Rijksoverheid. Het is een reactie op het rapport ‘Ongekend onrecht' van de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag en is gestart in 2020. Met ‘Open op Orde’ wordt de informatiehuishouding van de Rijksoverheid verbeterd en transparanter gemaakt.

In 2022 heeft de Kanselarij een aantal activiteiten uit het actieplan ‘Open op Orde’ uitgevoerd. Zo is een aanpassing van de organisatie voorbereid, om de nieuwe taken in het kader van het op orde houden van de informatiehuishouding structureel in de organisatie in te bedden. Verder zijn er stappen ondernomen om het ‘document management systeem’ te verbeteren.

Wet open overheid

Na het inwerkingtreden van de Wet open overheid op 1 mei 2022 is binnen de Kanselarij een procedure opgezet voor het behandelen van verzoeken conform deze nieuwe wet. Er zijn drie verzoeken met een beroep op de Wet open overheid ontvangen. Telkens is in goed overleg met de indiener na het verstrekken van de desgevraagde informatie de procedure afgehandeld.

Gebouwbeheer

De Kanselarij is gevestigd in een historisch pand aan de Nassaulaan in Den Haag. Dit gebouw heeft blijvend onderhoud nodig. In 2022 is schilderwerk in het souterrain uitgevoerd. Daarnaast is als onderdeel van het hybride werken, waarbij diverse medewerkers deels thuis werken en deels op kantoor, een ruimte voor hybride vergaderen gerealiseerd (zie ook ICT).

Bedrijfshulpverlening (BHV)

In 2022 zijn medewerkers van de Kanselarij in toenemende mate hybride gaan werken. Daarnaast heeft één lid van het BHV-team afscheid genomen van de Kanselarij. Dit bracht de nodige uitdagingen met zich mee voor wat betreft de bezetting van de BHV. Aan ieder personeelslid van de Kanselarij is gevraagd of hij/zij een basiscursus BHV wilde volgen. Hierdoor konden vijf medewerkers worden toegevoegd aan het BHV-team. Drie zittende leden van het BHV-team volgden de verplichte herhalingslessen. Verder is vermeldenswaardig dat in 2022 twee ongeplande ontruimingsoefeningen plaatsvonden en dat de communicatieprocedure van het BHV-team is herzien.

Overige onderscheidingen

De Kanselarij der Nederlandse Orden is behalve voor de Nederlandse Ridderorden en de Erepenning voor Menslievend Hulpbetoon ook verantwoordelijk voor het beheer en de uitgifte van diverse andere onderscheidingen.

In 2022 zijn de volgende onderscheidingen verstrekt:

- 850 medailles en batons voor trouwe en langdurige dienst Nederlandse Politie
- 4000 medailles voor langdurige en trouwe dienst Ministerie van Defensie
- 1293 Vrijwilligersmedailles Openbare Orde en Veiligheid
- 3 Erepenningen voor Verdiensten jegens Openbare Verzamelingen (Museummedaille)

In het verlengde van het advies van de Kanselier aan de minister van Infrastructuur en Waterstaat over een nieuw instellingsbesluit van de De Ruytermedaille (zie hieronder) is er vanuit de afdeling Bedrijfsvoering gewerkt aan de totstandkoming van een aangepaste medaille en van een oorkonde.

In 2022 is het beheer en de inkoop van het Onderscheidingsteken voor Langdurige Dienst als Officier en de Onderscheidingstekens voor Langdurige en Trouwe Dienst in Goud, Zilver en Brons overgedragen aan het Ministerie van Defensie.

Staatsbezoeken

Staatsbezoeken hebben in het diplomatieke verkeer een bijzondere functie en waarde. De uitwisseling van (veelal hoge) onderscheidingen bij staatsbezoeken kan hier deel van uitmaken. Bij het toekennen van onderscheidingen bij staatsbezoeken gaat het om het uitdrukken van wederzijds respect en het versterken en bekrachtigen van de relaties tussen beide landen. Vanwege de coronapandemie zijn in de afgelopen jaren veel staatsbezoeken uitgesteld. In 2022 heeft de Kanselarij ondersteund bij de uitwisseling van decoraties bij vier staatsbezoeken. Dat ging om drie uitgaande staatsbezoeken (Oostenrijk, Zweden en Griekenland) en één inkomend staatsbezoek (Italië). 

Decoratiestelsel en besluit draagvolgorde onderscheidingen

Een van de taken van de Kanselier der Nederlandse Orden is het gevraagd en ongevraagd adviseren van de minister(s) over Nederlandse staatsonderscheidingen die worden ingesteld. In 2022 is veelvuldig overleg gevoerd over een eventueel nieuw in te stellen medaille die kan worden toegekend bij bijzonder optreden in situaties van rampen en crises. Verder was de Kanselier betrokken bij de instelling van een drietal nieuwe medailles van de Douane. Ook is een toezegging gedaan voor het erkennen van een nieuwe graad binnen de Johanniter Orde en is overleg gevoerd met de landscommandeur van de Orde van het Heilig Graf van Jeruzalem. De Kanselier heeft tot slot een advies uitgebracht aan de minister van Infrastructuur en Waterstaat over een nieuw instellingsbesluit van de De Ruytermedaille.

Ook heeft de Kanselier als taak ‘zijne medewerking te verleenen bij de behartiging van de belangen van de Nederlandsche onderscheidingen, voor zoover deze zijn of zullen worden ingesteld bij de Wet, bij Koninklijk Besluit of bij Beschikking van een der Hoofden van Departementen van Algemeen Bestuur’. In dit kader heeft hij geadviseerd over het instellen van het onderscheidingsteken voor trouwe en langdurige dienst brandweer, de instelling van het Kruis van Verdienste brandweer en de Regeling trouwe en langdurige dienst bij de Dienst Justitiële Inrichtingen.

De hierboven genoemde wijzigingen en voornemens hebben in 2022 nog niet geleid tot wijzigingen in het Besluit draagvolgorde onderscheidingen. Het huidige besluit - met informatie over de volgorde waarin onderscheidingen naast elkaar gedragen mogen worden en een uitgebreide toelichting - is op 18 oktober 2017 gepubliceerd in de Staatscourant. Een nieuw besluit wordt verwacht in 2023.

Bijeenkomsten

In aanvulling op de voorlichtingsbijeenkomsten door het Kapittel voor de Civiele Orden (zie hoofdstuk Kapittel voor de Civiele Orden), werkt de Kanselarij geregeld mee aan bijeenkomsten over het decoratiestelsel. Bijvoorbeeld voor bestuurders en medewerkers van gemeenten en provincies. In 2022 organiseerde de Kanselarij een informatiebijeenkomst voor de nieuwe medewerkers van de commissarissen in de provincies. Verder waren er trainingen voor gemeentemedewerkers in de provincie Limburg, de provincie Drenthe, de provincie Utrecht en de provincie Overijssel.

Voorlichting

Het zwaartepunt van de voorlichting ligt jaarlijks rond de Algemene Gelegenheid (lintjesregen). In 2022 ging de aandacht - zoals het hoort - voornamelijk uit naar de vele gedecoreerden. Met 620 perspublicaties en radio- en televisie-uitzendingen over de lintjesregen was er sprake van een absoluut record. Ter vergelijking: in de jaren ervoor ging het om 553 (2021) en 500 (2022) publicaties en uitzendingen.

Met 208.828 bezoekers van de website lintjes.nl en 771.372 paginaweergaven in 2022 is online communicatie de belangrijkste vorm van voorlichting over de Koninklijke onderscheidingen. De website heeft dus blijvend aandacht en onderhoud nodig. In 2022 is verder gesleuteld aan de teksten en zijn nieuwe interviews toegevoegd aan de website, dit jaar ook met mensen uit het Caribisch deel van het Koninkrijk. Verder heeft een onafhankelijk onderzoek plaatsgevonden naar de toegankelijkheid van de website voor mensen met een beperking. De website kreeg de status B, wat betekent dat het gedeeltelijk voldoet aan de door de overheid gestelde eisen op het gebied van toegankelijkheid. De bevindingen uit het onderzoek zijn inmiddels opgelost. In 2023 zal een nieuw toegankelijkheidsonderzoek plaatsvinden. Tot slot wordt de internationalisering van de maatschappij ook steeds belangrijker voor de Kanselarij. In 2021 leidde dit al tot een Engelstalige website; in 2022 is een Engelstalig formulier gemaakt waarmee mensen ook in het Engels een Koninklijke onderscheiding kunnen aanvragen.

In  2022 heeft de Kanselarij de activiteiten op de sociale media uitgebreid. De beslissing om deze activiteiten verder uit te breiden werd voorafgegaan door een onderzoek en raadpleging van andere organisaties naar hun ervaringen. Daarna zijn er accounts over Koninklijke onderscheidingen geopend op Instagram en Facebook en is het account van de Kanselarij op LinkedIn nu actief in gebruik.  

Als onderdeel van het Platform Heldenwaardering is de Kanselarij der Nederlandse Orden nauw betrokken bij de jaarlijkse Nationale Heldendag. In het kader van de Nationale Heldendag op vrijdag 18 november 2022 heeft het televisieprogramma Tijd voor MAX in samenwerking met het Platform Heldenwaardering een aantal helden in het zonnetje gezet. Onder hen waren de Zwolse helden Albert Goldsteen en Bruce Reijnders. Zij hadden in de nacht van 27 op 28 augustus 2021 een bewusteloze vrouw uit de gracht gered. Zij kregen daarvoor in 2022 de Erepenning voor Menslievend Hulpbetoon in brons. Bijzonder aan de uitzending van Tijd voor MAX is dat de helden werden toegesproken door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Hanke Bruins Slot. Zij ging daarbij ook in op de 200^ste verjaardag van de Erepenning voor Menslievend Hulpbetoon: op 19 juni 1822 stelde Koning Willem I deze bijzondere onderscheiding in. Het is de hoogste en enige Koninklijke onderscheiding voor heldendaden buiten de strijd (militair conflict of terrorisme).

Tot slot heeft de Kanselarij in 2022 nieuwe presentatiekoffers gerealiseerd waarmee de Koninklijke onderscheidingen getoond kunnen worden in al hun pracht en praal. Deze koffers kunnen worden gebruikt bij presentaties en voorlichtingssessies. Ze werden in 2022 onder meer gebruikt tijdens de Open Monumentendag op zaterdag 10 september. De Kanselarij was daarvoor zoals gebruikelijk te gast bij het Kabinet van de Koning met een kleine tentoonstelling over Koninklijke onderscheidingen. Het thema van de Open Monumentendag in 2022 was duurzaamheid. Naast het tonen van Koninklijke onderscheidingen in de presentatiekoffers liet de Kanselarij zien hoe versierselen worden gerecycled. Het Rijk verstrekt de onderscheidingen in de Orde van de Nederlandse Leeuw en de Orde van Oranje-Nassau namelijk in bruikleen en blijven eigendom van de staat. De erfgenamen dienen na het overlijden van de gedecoreerde de onderscheiding te retourneren aan de Kanselarij. Wel bestaat de mogelijkheid voor familieleden om het onderscheidingsteken in langdurige bruikleen te verkrijgen na betaling van een borgsom. Geretourneerde onderscheidingen worden gerestaureerd voor hergebruik of het edelmetaal ervan wordt omgesmolten.