Kanselarij der Nederlandse Orden

Het grootste deel van de werkzaamheden van de Kanselarij betreft het proces van de Koninklijke onderscheidingen in de Orde van Oranje-Nassau en de Orde van de Nederlandse Leeuw. Het proces start met voordrachten vanuit de samenleving die ingediend worden bij de woongemeente van de kandidaat. Via de advies- en besluitprocedure leidt dit uiteindelijk tot de ondertekening van het Koninklijk Besluit door Zijne Majesteit de Koning. Na overlijden van een gedecoreerde worden nabestaanden in de gelegenheid gesteld het versiersel in bruikleen te houden of terug te sturen naar de Kanselarij. In 2023 werden er 3730 onderscheidingen in de Orde van Oranje-Nassau en de Orde van de Nederlandse Leeuw uitgereikt.

Informatievoorziening en automatisering

ICT

Voor de verwerking van Koninklijke onderscheidingen werkt de Kanselarij met het ICT-systeem LINT. Op dit systeem zijn naast de Kanselarij ook de gemeenten, provincies, de eilanden in het Caribisch deel van het Koninkrijk en de ministeries aangesloten. In 2023 is, mede op aangeven van de gebruikers, een aantal kleine verbeteringen doorgevoerd die hebben bijgedragen aan de efficiëntie van het systeem. Het systeem is volwassen en opereert stabiel. Het beheer- en ontwikkelproces is hierop aangepast.

In 2023 is de kantoorautomatisering grotendeels vernieuwd en de faciliteiten voor het veilig thuiswerken zijn verbeterd. In het pand aan de Nassaulaan zijn de actieve netwerkcomponenten vervangen en gemoderniseerd. De bekabeling in het monumentale pand is een punt van zorg en aandacht. Verschillende aanpassingen in het netwerk en in de programma’s die worden gebruikt, zijn gerealiseerd om goed en veilig te blijven werken.

Daarnaast is een nieuw type printer in gebruik genomen voor het vervaardigen van de oorkonde die iedere gedecoreerde krijgt bij de Koninklijke onderscheiding. Het blijkt steeds lastiger om printers te vinden die het speciale oorkondepapier goed kunnen verwerken.

Open op Orde

'Open op Orde' is een traject over de verbetering van de informatiehuishouding van de Rijksoverheid. Met ‘Open op Orde’ wordt de informatiehuishouding van de Rijksoverheid verbeterd en transparanter gemaakt.

Naar aanleiding van het op orde brengen van de informatiehuishouding is de interne organisatie van de Kanselarij aangepast. De taken met betrekking tot het informatiebeheer en de automatisering zijn ondergebracht in een aparte afdeling, zodat meer focus en capaciteit komt op de goede uitvoering van deze taken. De werving van medewerkers op dit terrein is lastig gebleken. Ultimo 2023 is twee derde van de vacatures gevuld.

De programmatuur van het gebruikte documentmanagementsysteem JOIN is geactualiseerd. Zo zijn de zoekfunctionaliteiten verbeterd en kan er beter invulling worden gegeven aan het centraal opslaan en beheren van de documenten.

Informatiebeveiliging en privacy

Er zijn geen veiligheidsincidenten in 2023 geweest. De verwerkersovereenkomst met de leverancier van LINT is geactualiseerd. In 2023 is bij het beheer van LINT gebruik gemaakt van nieuwe instrumenten om kwetsbaarheden in het systeem vroegtijdig te ontdekken en passende maatregelen te kunnen nemen. Uit de controles op de beveiligingsmaatregelen zijn geen afwijkingen geconstateerd.

In MijnOverheid.nl kunnen burgers inzien welke overheidsorganisaties gegevens van hen heeft verwerkt. De Kanselarij heeft in 2023 aanpassingen in LINT doorgevoerd om beter aan te sluiten op deze informatieverstrekking aan burgers. Het doel was dat gedecoreerden na de uitreiking van de decoratie kunnen zien dat de Kanselarij persoonsgegevens van hen bijhoudt.

Samen met de Functionaris voor de Gegevensbescherming werd in 2023 door alle medewerkers aandacht besteed aan bewustwording op het terrein van privacy en gegevensbescherming.

Archief

In 2023 heeft de Kanselarij twee delen van het archief laten bewerken door Doc-Direct, de overheidsorganisatie die deskundig is op dit gebied. Documenten die voor overdracht naar het Nationaal Archief in aanmerking komen zijn geselecteerd en bewerkt, zodat de overdracht medio 2024 kan plaatsvinden. Documenten die voor vernietiging in aanmerking komen zijn vernietigd. Het ging om de volgende twee delen:

1. een aanvulling op het Archief van 1815-1994, dat al in 2005 is overgedragen aan het Nationaal Archief. Onderdeel hiervan zijn de kaartenbakken met gedecoreerden uit die periode
2. een nieuwe archiefinventaris over de periode 1995-2015

Bedrijfsvoering

Personele ontwikkelingen

Na de coronacrisis is het personeel van de Kanselarij (voor zover de diverse functies dat toelaten) in de gelegenheid gesteld om zowel thuis als op kantoor te werken. Dit gebeurde op basis van een voorstel dat in samenspraak tussen het management en de medewerkers is opgesteld. Eind 2022 is het hybride werken geëvalueerd en de resultaten hiervan zijn in 2023 met de medewerkers besproken. Het beleid is op enkele punten aangepast.

In de diverse functioneringsgesprekken met de medewerkers van de Kanselarij is het onderwerp opleidingen aan de orde geweest en met een aantal medewerkers zijn afspraken gemaakt over te volgen opleidingen en cursussen. Daarnaast volgden alle medewerkers in het voorjaar van 2023 gezamenlijk de Insights Discovery Training. En een deel van de medewerkers volgde een training op maat voor het hanteren van het documentmanagementsysteem.

Verder is in 2023 een medewerkersonderzoek uitgevoerd. De uitkomsten van het onderzoek zijn besproken met de medewerkers.

Onderscheidingenbeheer en inkoop

De Kanselarij koopt jaarlijks Koninklijke onderscheidingen, overige medailles (zie overige onderscheidingen) en toebehoren zoals jaartekens, batons, etuis, miniaturen, linten in bij de Koninklijke Nederlandse Munt te Utrecht. Daarnaast vraagt de Kanselarij de grootmodelversierselen in de Orde van Oranje-Nassau en de Orde van de Nederlandse Leeuw na het overlijden van een gedecoreerde op bij de erfgenamen.

De geretourneerde versierselen worden kwalitatief gekeurd door de beheerder versierselen. Wanneer ze nog in goede conditie zijn, worden ze vervolgens voor restauratie aangeboden aan de Koninklijke Nederlandse Munt. Als de conditie dermate verslechterd is dat ze niet te restaureren zijn, dan kan het omgesmolten zilver, na zuivering, voor een deel opnieuw gebruikt worden.

De Kanselarij startte in 2023 met een Europese aanbesteding voor de levering van Koninklijke onderscheidingen. Dit gebeurde onder begeleiding van de Rijksinkoopsamenwerking. Naar verwachting wordt in 2024 een overeenkomst getekend.

Overige onderscheidingen

De Kanselarij der Nederlandse Orden is behalve voor de Nederlandse Ridderorden en de Erepenning voor Menslievend Hulpbetoon ook verantwoordelijk voor het beheer en de uitgifte van diverse andere onderscheidingen.

In 2023 zijn de volgende onderscheidingen verstrekt:

• 3 Bronzen Kruizen
• 10 Kruizen van Verdienste
• 3 Vliegerkruizen
• 3.425 medailles en batons voor trouwe en langdurige dienst voor de Nederlandse Politie
• 511 Vrijwilligersmedailles Openbare Orde en Veiligheid en 902 bij deze medaille behorende jaartekens
• 2 De Ruytermedailles
• 140 Herinneringsmedailles Buitenlandse Bezoeken

Begrotingsbeheer, financieel beheer, materiële bedrijfsvoering en rechtmatigheid

De Auditdienst Rijk heeft geen overschrijdingen, onrechtmatigheden of bijzonderheden gerapporteerd over het jaar 2023 en heeft een goedkeurende verklaring afgegeven. De begroting van de Kanselarij valt onder artikel IIB van de Rijksbegroting (overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten van de Gouverneurs).

Gebouwbeheer

De Kanselarij is gevestigd in een historisch pand aan de Nassaulaan in Den Haag. Dit gebouw heeft blijvend onderhoud nodig. In 2023 is groot onderhoud uitgevoerd aan de parketvloeren en is in het gebouw klein schilderwerk uitgevoerd.

Bedrijfshulpverlening

In 2023 namen twee leden van het team bedrijfshulpverlening (BHV) afscheid van de Kanselarij. Daarnaast trad één lid terug uit het BHV-team. Drie nieuwe leden konden worden toegevoegd aan het BHV-team en zij volgden in 2023 de basiscursus. Drie zittende leden volgden de verplichte herhalingslessen en breidden daarnaast hun vaardigheden uit door het volgen van de allround-opleiding.

Sinds het najaar van 2023 wordt bijgehouden wanneer het BHV-team in actie komt. Incidenten worden vastgelegd in een compact registratieformulier dat is afgestemd met de Functionaris voor de Gegevensbescherming. In het najaar vonden twee incidenten plaats waarbij de BHV in actie kwam. Verder is vermeldenswaardig dat in 2023 één ontruimingsoefening plaatsvond waarbij zowel medewerkers van de Kanselarij als leden van het Kapittel voor de Civiele Orden betrokken waren.

Staatsbezoeken

Staatsbezoeken hebben in het diplomatieke verkeer een bijzondere functie en waarde. De uitwisseling van (veelal hoge) onderscheidingen bij staatsbezoeken kan hier deel van uitmaken. Bij het toekennen van onderscheidingen bij staatsbezoeken gaat het om het uitdrukken van wederzijds respect en het versterken en bekrachtigen van de relaties tussen beide landen. In 2023 heeft de Kanselarij ondersteund bij de uitwisseling van decoraties bij vier staatsbezoeken. Dat ging om twee uitgaande staatsbezoeken (België en Frankrijk) en twee inkomende staatsbezoeken (Slowakije en Zuid-Korea). 

Decoraties en Advies

Decoratiestelsel en besluit draagvolgorde onderscheidingen

Op voordracht van de Kanselier der Nederlandse Orden heeft de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties op 15 november 2023 een nieuw Besluit draagvolgorde onderscheidingen ondertekend. Dit besluit bevat alle door de Nederlandse staat ingestelde of erkende onderscheidingen die worden gedragen aan het lint. Het besluit bepaalt de volgorde waarin onderscheidingen gedragen mogen worden. Het is gepubliceerd in de Staatscourant.

Ten opzichte van de laatste wijziging in 2017 van het Besluit draagvolgorde onderscheidingen zijn er de volgende toevoegingen:

• Kruis van Verdienste brandweer
• Ereteken voor verdienste Nederlandse Douane
• een nieuwe graad binnen de Johanniter Orde
• de Orde van het Heilig Graf van Jeruzalem
• Onderscheidingsteken voor trouwe en langdurige dienst brandweer
• Medaille voor trouwe en langdurige dienst bij de Dienst Justitiële Inrichtingen
• Medaille voor trouwe en langdurige dienst bij de Nederlandse Douane

De kwaliteit van de aangeleverde decoratievoorstellen

Een decoratievoorstel moet een goed beeld geven van de verdiensten van een kandidaat voor een Koninklijke onderscheiding. In overleg met de voorsteller stelt een gemeentemedewerker een dossier samen. Nadat de burgemeester zijn of haar advies heeft uitgebracht over de orde, de graad en de uitreikingsdatum, komt het dossier terecht bij de provincie. Daar wordt onderzocht of het dossier compleet en correct is en wordt ook door de commissaris van de Koning een advies gegeven. Daarna komt het dossier bij de Kanselarij der Nederlandse Orden. Daar wordt het dossier voorbereid voor advisering door het Kapittel voor de Civiele Orden. De provinciemedewerkers die zich bezighouden met Koninklijke onderscheidingen worden sinds 2022 ondersteund door een accounthouder van de afdeling Decoraties & Advies. De accounthouder fungeert als vraagbaak en ondersteunt de provinciemedewerker bij knelpunten in de advisering vanuit de gemeenten. In 2023 hebben de accounthouders in diverse provincies trainingen gegeven aan kabinetsmedewerkers en voorlichtingsbijeenkomsten bijgewoond (zie hieronder bij bijeenkomsten). Ook is er in meerdere provincies een online spreekuur opgestart. Het doel van het spreekuur is om gemeentemedewerkers de mogelijkheid te geven vragen te stellen en om dillema’s ten aanzien van voordrachten te bespreken. Het streven is om op deze manier de kabinetsmedewerkers te helpen met het samenstellen van de dossiers. Daarnaast hoopt de Kanselarij meer binding met de kabinetsmedewerkers van de gemeenten te krijgen en om meer inzicht te krijgen met welke problemen de kabinetsmedewerkers van de gemeenten worden geconfronteerd.

In 2023 is er een enquête gehouden onder de provinciemedewerkers over de aanlevering van de decoratievoorstellen vanuit de gemeente. Op basis van de uitkomsten wordt in 2024 verdere actie ondernomen. Ook is in 2023 bekeken of de Kanselarij zelf (basis)trainingen kan gaan opzetten voor beginnende kabinetsmedewerkers van gemeenten.

De Kanselarij der Nederlandse Orden stimuleert de instelling van gemeentelijke decoratiecommissies. De leden zijn personen met kennis van de lokale gemeenschap, met name van de mensen die zich vrijwillig inzetten op het gebied van bijvoorbeeld sociale cohesie, zorg, sport, kunst, cultuur, religieus leven of natuur. Zij ondersteunen de gemeenten bij het vinden van kandidaten voor een Koninklijke onderscheiding en bij het doen van voordrachten. De eilanden van het Caribisch deel van het Koninkrijk kenden al decoratiecommissies, maar inmiddels zijn er ook decoratiecommissies actief in diverse gemeenten in Nederland, zoals in Achtkarspelen, Eemnes en Waalre. In 2023 zijn nieuwe decoratiecommissies ingesteld in Curaçao en Sint Maarten.

Bijeenkomsten

In aanvulling op de voorlichtingsbijeenkomsten door het Kapittel voor de Civiele Orden organiseert de Kanselarij regelmatig bijeenkomsten over het decoratiestelsel, bijvoorbeeld voor bestuurders en medewerkers van gemeenten en provincies. Daarnaast zijn medewerkers van de Kanselarij weleens te gast bij evenementen van organisaties om voorlichting te geven over het decoratiestelsel. In 2023 ging het om de volgende bijeenkomsten:

• een training voor medewerkers van de ministeries
• een bijeenkomst met de kabinetsmedewerkers van de commissarissen van de Koning
• een bijeenkomst met de medewerkers van de burgemeester van Amsterdam
• een bijeenkomst met de medewerkers van de commissaris van de Koning van de provincie Groningen
• een overleg met het bestuur van de Koninklijke Vereniging van Leden der Nederlandse Ridderorden
• vertegenwoordiging bij de jaarvergadering van de Koninklijke Vereniging van Leden der Nederlandse Ridderorden
• een presentatie over de Erepenning voor Menslievend Hulpbetoon bij een congres van de Kring van Kabinetsmedewerkers
• een presentatie voor voormalig burgemeesters uit de regio West-Brabant
• een presentatie aan de burgemeester en haar medewerkers van Teylingen
• een presentatie aan de decoratiecommissie Ulvenhout/Bavel
• een presentatie aan vrijwilligersorganisaties in Gouda

Wet open overheid

Veel informatie over de Kanselarij is te vinden op de website www.lintjes.nl. Ook de vastgestelde jaarverslagen worden elk jaar op deze website opgenomen en zijn voor iedereen beschikbaar.

Op grond van de Wet open overheid (Woo) kan iedereen een verzoek om informatie doen zonder dat uitgelegd hoeft te worden waarom deze informatie gewenst is. In 2023 zijn er zeven Woo-verzoeken bij de Kanselarij binnengekomen en afgehandeld. Daarbij beantwoordt de Woo-coördinator op laagdrempelige en klantvriendelijke wijze vragen over de beschikbaarheid van bestuurlijke documenten met publieke informatie. Zes verzoeken hadden niet tot doel om de gevraagde informatie voor iedereen toegankelijk te maken. In overleg met verzoekers zijn al deze verzoeken informeel afgehandeld. Op het zevende verzoek is een besluit genomen door het Kapittel voor de Civiele Orden. De verzoeken zijn binnen de wettelijke en met de verzoeker afgesproken termijnen afgehandeld. Er zijn in het verslagjaar geen bezwaren, ingebrekestellingen of verzoeken om een voorlopige voorziening ingediend.

Communicatie en voorlichting

Algemene gelegenheid

Het zwaartepunt van de communicatie en voorlichting ligt jaarlijks rond de Algemene Gelegenheid, op de laatste werkdag voor de verjaardag van Zijne Majesteit de Koning. De aandacht in de pers en de media gaat daarbij – zoals het hoort – voornamelijk uit naar de vele gedecoreerden. Er waren in 2023 ruim 500 perspublicaties en radio- en televisie-uitzendingen over de uitreikingen. Dit is minder dan het recordjaar 2022 toen er ruim 600 publicaties en uitzendingen waren, maar vergelijkbaar met de jaren ervoor. Sinds 2023 verschijnen de meeste dagbladen niet meer op Koningsdag. Daardoor waren de meeste publicaties over de Algemene Gelegenheid online.

Website en sociale media

Online communicatie is de belangrijkste vorm van voorlichting over de Koninklijke onderscheidingen. De website van de Kanselarij lintjes.nl had in 2023 218.812 bezoekers en 683.645 paginaweergaven. Ter vergelijking: in 2022 ging het om 208.828 bezoekers en 771.372 paginaweergaven. De Engelstalige website royalhonoursanddecorations.nl kende in 2023 4.355 bezoekers en 13.480 paginaweergaven.

De website kent sinds 2023 een verbeterde infographic waarmee bezoekers kunnen zoeken naar gedecoreerden in hun gemeenten bij de afgelopen Algemene Gelegenheden. De infographic voor de lintjesregen in 2023 had 19.858 paginaweergaven.

De accounts van de Kanselarij op LinkedIn, Instagram en Facebook krijgen sinds 2023 iedere week een nieuwe bijdrage. De inspiratie hiervoor wordt niet alleen gehaald uit de vele verhalen die schuilgaan achter de toegekende Koninklijke onderscheidingen en vaak een link hebben met actuele gebeurtenissen of bijzondere dagen in het jaar, maar ook uit de rijke geschiedenis van het Nederlandse decoratiestelsel.

Open Monumentendag

Voor de Open Monumentendag 2023 op zaterdag 9 september was de Kanselarij zoals gebruikelijk te gast bij het Kabinet van de Koning. Het thema van de dag was levend erfgoed. De Kanselarij vertaalde dat thema met een kleine tentoonstelling over de traditie van de lintjesregen met onder meer historische foto’s en versierselen. Er waren die dag 977 bezoekers.

Nationale Heldendag

Als onderdeel van het Platform Heldenwaardering is de Kanselarij der Nederlandse Orden nauw betrokken bij de organisatie van de jaarlijkse Nationale Heldendag. In het kader van de Nationale Heldendag op vrijdag 24 november 2023 heeft het televisieprogramma Tijd voor MAX in samenwerking met het Platform Heldenwaardering een aantal helden in het zonnetje gezet. Onder hen was Jeffrey Jerome uit Zoetermeer. Hij had eerder in het jaar een vrouw uit een brandende woning gered. Hij kreeg hiervoor de Erepenning voor Menslievend Hulpbetoon in brons uitgereikt.