Kanselarij der Nederlandse Orden
De Kanselarij der Nederlandse Orden huisvest en ondersteunt het Kapittel voor de Civiele Orden en het Kapittel der Militaire Willems-Orde. Daarnaast beheert de Kanselarij de versierselen en de registers van onderscheiden personen. Tot slot bewaakt het in de persoon van de Kanselier der Nederlandse Orden de zuiverheid en de waardigheid van het Nederlandse decoratiestelsel.
Het grootste deel van het werk van de Kanselarij betreft het proces van de Koninklijke onderscheidingen in de Orde van Oranje-Nassau en de Orde van de Nederlandse Leeuw: van de voordrachten vanuit de samenleving bij de gemeente, via de advies- en besluitprocedure en de ondertekening van het Koninklijk Besluit door Zijne Majesteit de Koning tot het opvragen van de onderscheiding bij de nabestaanden nadat een gedecoreerde is overleden. In 2021 werden 3978 voordrachten verwerkt tot adviezen van het Kapittel voor de Civiele Orden. 3619 onderscheidingen werden toegekend en uitgereikt.
Bedrijfsvoering
ICT
Voor de verwerking van Koninklijke onderscheidingen werkt de Kanselarij sinds eind 2019 met het digitale systeem LINT. Vanzelfsprekend heeft dit systeem beheer, onderhoud en doorontwikkeling nodig. In 2020 is onder meer gewerkt aan het nog verder verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid van het systeem voor de kabinetsmedewerkers bij de gemeenten en provincies. Daarnaast zijn er maatregelen genomen om de gegevens die zijn opgeslagen in het systeem, nog verder te beveiligen.
Naar aanleiding van een werkbezoek aan de Bovenwindse Eilanden van het Caribisch deel van het Koninkrijk (Saba, Sint Eustatius en Sint Maarten) van de secretaris en een lid van het Kapittel voor de Civiele Orden zijn ook die eilanden nu aangesloten op LINT.
Ten aanzien van het betalingsverkeer is in 2021 het elektronisch factureren geïmplementeerd.
Personele ontwikkelingen
Net als voor de andere overheidsorganisaties gold voor de meeste medewerkers van de Kanselarij dat ze in 2021 voor het tweede jaar bijna volledig thuis werkten. Met behulp van diverse thuiswerkfaciliteiten en de mogelijkheid om diverse kantoorbenodigdheden te verhuizen van het kantoor naar huis, is dit over het algemeen goed verlopen. Diverse geplande trainingen konden vanwege het coronavirus niet doorgaan, met uitzondering van een telefoontraining aan de medewerkers van de administratie.
Met oog op de periode na de coronacrisis heeft een werkgroep bestaande uit het managementteam van de Kanselarij plus een aantal medewerkers uit alle afdelingen beleid opgesteld voor het hybride werken in de toekomst. Daarbij wordt het personeel (voor zover de diverse functies dat toelaten) in de gelegenheid gesteld om zowel thuis als op kantoor te werken.
Begin 2021 is de functionaris gegevensbescherming vertrokken. Een vervanger is op externe basis benoemd. Verder is aan het einde van 2021 een medewerker van de afdeling Decoraties & Advies vertrokken.
Tot slot heeft er een medewerkersonderzoek plaatsgevonden. De resultaten gaven aanleiding tot enkele gesprekken tussen het managementteam en de afdeling Decoraties & Advies.
Inkoop
Gedecoreerden ontvangen naast de versierselen ook een oorkonde. Die oorkonde komt in een speciaal hiervoor ontwikkelde oorkondekoker. Voor de inkoop van deze kokers moet de Kanselarij iedere vier jaar een meervoudig offertetraject volgen. Dit is in 2021 gebeurd.
Staatsbezoeken hebben in het diplomatieke verkeer tussen landen een bijzondere functie en waarde. De uitwisseling van onderscheidingen tijdens staatsbezoeken kan hier deel van uitmaken. Deze zitten daarbij in speciaal daarvoor ontwikkelde cassettes. In 2021 is de ontwikkeling van nieuwe cassettes afgerond en zijn de cassettes ook voor het eerst gebruikt. Dit was bij de gelegenheid van het staatsbezoek aan de Bondsrepubliek Duitsland.
Privacy
Onder leiding van de functionaris gegevensbescherming (zie personele ontwikkelingen) is in 2021 een quick scan privacy uitgevoerd. Dit resulteerde in slechts een paar actiepunten, die in hetzelfde jaar zijn opgepakt en afgehandeld.
Ten behoeve van de informatiebeveiliging is er een 'Chief information security officer' aangesteld. Deze voerde in 2021 een project uit, waarmee de Kanselarij nu aantoonbaar voldoet aan de voor overheidsinstellingen geldende Baseline Informatiebeveiliging Overheid.
Open op orde
'Open op orde' is een traject dat gaat over de verbetering van de informatiehuishouding van de Rijksoverheid. Het is een reactie op het rapport ‘Ongekend onrecht' van de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag. Met ‘Open op Orde’ wordt de informatiehuishouding van de Rijksoverheid verbeterd en transparanter gemaakt.
Op basis van het overheidsbrede traject heeft de Kanselarij – net als alle andere Rijksorganisaties – in 2021 een eigen actieplan gemaakt. Hiervoor is een coördinator ingehuurd die de uitvoering van de activiteiten in het actieplan aanstuurt. In het actieplan staat onder meer beschreven hoe de Kanselarij de komende jaren de informatiesystemen en werkprocessen nog beter gaat borgen.
Onderdeel van ‘Open op orde’ is een goede archivering van de decoratiedossiers op basis waarvan het Kapittel voor de Civiele Orden adviseert over voordrachten voor Koninklijke onderscheidingen. Tegenwoordig zijn dat digitale dossiers, maar eind jaren ‘90 en aan het begin van deze eeuw werkte de Kanselarij nog met papieren dossiers. In 2021 is in samenwerking met Doc-Direkt, de interne dienstverlener op het gebied van informatiehuishouding voor de Rijksoverheid, een traject van start gegaan dat ervoor moet zorgen dat deze papieren dossiers kunnen worden overgedragen aan het Nationaal Archief.
In het kader van de richtlijnen vanuit ‘Open op orde’ wordt sinds 2021 dagelijks een kopie gemaakt van de websites lintjes.nl en royalhonoursanddecorations.nl. Burgers kunnen daarmee de informatie op de website terugvinden, ook als deze later niet meer op de website staat.
Voor het beheer van (digitale) documenten maakt de Kanselarij gebruik van het Document Management Systeem JOIN. In 2021 is een interne enquête uitgevoerd naar de gebruikerservaringen van dit systeem.
Gebouwbeheer
De Kanselarij is gevestigd in een historisch pand aan de Nassaulaan in Den Haag. In 2021 heeft de Kapittelzaal een grondige opknapbeurt gekregen. Dit is de vaste vergaderlocatie van het Kapittel voor de Civiele Orden en het Kapittel der Militaire Willems-Orde.
Bedrijfshulpverlening (BHV)
In verband met de coronapandemie was met de minimale personeelsbezetting ook de aanwezigheid van de aangestelde BHV’ers zeer beperkt. Vanwege het vertrek van twee BHV-leden bij de Kanselarij kregen twee nieuwe medewerkers de opleiding basis en allround; de zittende BHV-leden volgden de verplichte herhalingslessen. Er is één ontruimingsoefening gehouden. De AED is vervangen, waarbij er een nieuw onderhoudscontract is aangegaan.
Overige onderscheidingen
De Kanselarij der Nederlandse Orden is behalve voor de Nederlandse Ridderorden en de Erepenning voor Menslievend Hulpbetoon ook verantwoordelijk voor het beheer en de uitgifte van diverse andere onderscheidingen.
In 2021 zijn de volgende onderscheidingen verstrekt:
- 1865 Medailles voor trouwe en langdurige dienst Nederlandse Politie
- 1050 Medailles voor langdurige en trouwe dienst Ministerie van Defensie
- 1554 Vrijwilligersmedailles Openbare Orde en Veiligheid
- 50 Herinneringsmedailles Buitenlandse Bezoeken
Decoratiestelsel en besluit draagvolgorde onderscheidingen
De Kanselier der Nederlandse Orden heeft onder meer als taak ”het onder de aandacht van de Minister van Binnenlandse Zaken brengen van die aangelegenheden, welke hij in het belang van meer bedoelde onderscheidingen nodig acht, terwijl hij daarbij tevens van zijn oordeel dienaangaande doet blijken”. In dit kader heeft de Kanselier aandacht gevraagd bij verschillende bewindspersonen tot het instellen van een medaille voor bijzondere verdiensten tijdens rampen en crises.
Ook heeft de Kanselier als taak ”zijne medewerking te verleenen bij de behartiging van de belangen van de Nederlandsche onderscheidingen, voor zoover deze zijn of zullen worden ingesteld bij de Wet, bij Koninklijk Besluit of bij Beschikking van een der Hoofden van Departementen van Algemeen Bestuur”. In dit kader heeft hij geadviseerd over het instellen van het onderscheidingsteken voor trouwe en langdurige dienst brandweer, de instelling van het Kruis van Verdienste brandweer en de Regeling trouwe en langdurige dienst bij de Dienst Justitiële Inrichtingen.
In 2021 zijn er geen wijzigingen aangebracht aan het decoratiestelsel en het Besluit draagvolgorde onderscheidingen. Het huidige besluit - met informatie over de volgorde waarin onderscheidingen naast elkaar gedragen mogen worden en een uitgebreide toelichting - is op 18 oktober 2017 gepubliceerd in de Staatscourant.
Bijeenkomsten
In aanvulling op de voorlichtingsbijeenkomsten van het Kapittel voor de Civiele Orden met de burgemeesters en de commissarissen van de Koning, organiseert de Kanselarij geregeld bijeenkomsten om aan bestuurders en medewerkers van gemeenten en provincies en andere belangstellenden voorlichting te geven over het decoratiestelsel.
Veel geplande bijeenkomsten konden echter vanwege de coronacrisis voor het tweede opeenvolgende jaar niet doorgaan. Wel heeft het jaarlijkse overleg met de provincies in 2021 plaatsgevonden, zij het digitaal. Bij deze gelegenheid is onder meer gesproken over de gewijzigde Algemene Gelegenheid en over de adviezen van de burgemeester en de commissaris van de Koning over voorstellen voor Koninklijke onderscheidingen. Verder werd er gesproken over de aanstaande gemeenteraadsverkiezingen, die leiden tot vele onderscheidingen voor aftredende gemeenteraadsleden. Als zij twaalf jaar zitting hebben gehad in de gemeenteraad en na de verkiezingen afscheid nemen, komen ze volgens de wet in aanmerking voor een Koninklijke onderscheiding.
Het nieuwe digitale systeem voor het verwerken van voorstellen voor Koninklijke onderscheidingen LINT is inmiddels ook toegankelijk gemaakt voor de ketenpartners in het Caribisch deel van het Koninkrijk. In 2021 ging een Kapittellid met de secretaris op werkbezoek naar de Bovenwindse Eilanden Saba, Sint Eustatius en Sint Maarten. Doel van het bezoek was onder meer om de collega’s daar een goede start te laten maken met het systeem. Daarnaast was het om ze voorlichting te geven over de Koninklijke onderscheidingen en om kennis te maken met de nieuwe decoratiecommissie van St. Eustatius.
Tot slot bezochten twee medewerkers van de afdeling Decoraties en Advies de XIV European Conference of Phaleristics Societies in Parijs.
Corona
Ook voor de Kanselarij stond 2021 in het teken van de coronacrisis. Na het besluit van het Kapittel voor de Civiele Orden over de gewijzigde vormgeving van de Algemene Gelegenheid (lintjesregen) 2021 kwamen er veel coronagerelateerde vragen vanuit gemeenten over de wijze van uitreiken van de Koninklijke onderscheidingen. Ook waren er veel vragen over de Bijzondere Gelegenheden die vanwege het coronavirus niet door konden gaan. Gezocht moest worden naar een andere passende gelegenheid of er moest worden besloten om de onderscheiding later uit te laten reiken tijdens de Algemene Gelegenheid.
Voorlichting
Het zwaartepunt van voorlichting ligt jaarlijks rond de Algemene Gelegenheid (lintjesregen). Dit jaar was er veel media-aandacht voor het decoratiestelsel in het algemeen en voor het achterblijven van vrouwen bij voorstellen voor Koninklijke onderscheidingen in het bijzonder. Dit gebeurde voornamelijk naar aanleiding van het persbericht over de lintjesregen dat hier onder meer op in ging. Daarnaast heeft de Kanselarij in 2021 samengewerkt met het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en met de Rijksvoorlichtingsdienst, vooral door middel van aandacht op de sociale media voor gedecoreerden overal in het land.
Verder is er vanuit de Kanselarij gewerkt aan de optimalisering van de website lintjes.nl. Zo is er onder de domeinnaam royalhonoursanddecorations.nl een Engelstalige versie gekomen. Ook is de rubriek ‘mensen met een lintje’ aangevuld met nieuwe interviews met mensen met een Koninklijke onderscheiding. Bovendien is er aandacht besteed aan de ‘usability’. Dat gebeurde onder meer door een aantal kleine wijzigingen in de structuur van de website en door het redigeren van de teksten. Naar aanleiding van een toegankelijkheidsonderzoek zijn bevindingen opgelost ten behoeve van mensen met een beperking. Tot slot heeft de Kanselarij in 2021 gewerkt aan meer herkenbaarheid op de website door foto’s te laten maken van details van de Koninklijke onderscheidingen. Deze beelden worden overal op de website ingezet.
Naar aanleiding van een enquête onder kabinetsmedewerkers van de gemeenten in 2020 heeft de Kanselarij in 2021 een nieuwsbrief voor kabinetsmedewerkers ontwikkeld. Deze nieuwsbrief bevat informatie over Koninklijke onderscheidingen in het algemeen en tips voor het verwerken van voordrachten. De nieuwsbrief verschijnt twee keer per jaar en wordt via de provincies gemaild aan de gemeenten in de vorm van een pdf. De reacties vanuit de gemeenten waren heel positief.
Als onderdeel van het Platform Heldenwaardering is de Kanselarij der Nederlandse Orden nauw betrokken bij de jaarlijkse Nationale Heldendag. In 2021 was er, in verband met de coronamaatregelen, net als in 2020 helaas geen officiële ceremonie waarbij helden een officiële onderscheiding kregen uitgereikt. Het televisieprogramma Tijd voor MAX heeft in samenwerking met het Platform Heldenwaardering een aantal helden alsnog in het zonnetje gezet. Onder hen waren Nathalie Damen, Cees Castricum en Jurjen Uiterwijk. Zij hadden in februari 2021 geprobeerd een inzittende uit een auto te redden die per ongeluk in de haven van Scheveningen in het water was gereden. Zij kregen daarvoor de Erepenning voor Menslievend Hulpbetoon in brons. Op vrijdag 26 november deden zij hun verhaal in het programma Tijd voor MAX, dat in het teken stond van de Nationale Heldendag. Samen leverden ze een bijdrage aan de bekendheid van deze hoogste onderscheiding voor burgerlijke heldenmoed in Nederland.