Privacyverklaring met betrekking tot het voordragen voor een Koninklijke onderscheiding

Inleiding
Nederland kent twee Civiele Orden: de Orde van de Nederlandse Leeuw (sinds 1815) en de Orde van Oranje-Nassau (sinds 1892). Beide Orden zijn in het leven geroepen om personen te decoreren. Zo kent de Orde van de Nederlandse Leeuw decoraties voor bijzondere prestaties, talent of uitzonderlijke verdiensten voor Nederland en de Orde van Oranje-Nassau decoraties voor verdiensten aan de Nederlandse samenleving.

Het Kapittel voor de Civiele Orden (hierna het Kapittel) adviseert de verantwoordelijke Minister over het verlenen van koninklijke onderscheidingen in de Civiele Orden en over de Erepenning voor Menslievend Hulpbetoon. Welke minister verantwoordelijk is hangt af van de verdiensten waarvoor iemand wordt gedecoreerd. 

De Kanselier der Nederlandse Orden (hierna de Kanselier) draagt er zorg voor dat bij de Kanselarij registers worden bijgehouden van degenen die een onderscheiding in de Civiele Orden hebben ontvangen. De Kanselier beheert de Nederlandse Orden en bewaakt de zuiverheid ervan. Hij oefent deze taak uit namens de Grootmeester van de Orden: het Staatshoofd.  
De Kanselarij der Nederlandse Orden (hierna de Kanselarij) heeft onder meer tot taak het Kapittel ambtelijk te ondersteunen ondermeer door het voorbereiden van de adviezen. De Kanselarij huisvest het Kapittel en de Kanselier aan de Nassaulaan 18, 2514 JT in Den Haag. Ook worden bij de Kanselarij de hiervoor bedoelde registers bijgehouden en de versierselen beheerd.

Bij de uitoefening van de hiervoor genoemde taken worden persoonsgegevens verwerkt. Voor zover persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van de adviserende taak van het Kapittel, is het Kapittel aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna AVG). Voor zover persoonsgegevens worden verwerkt in verband met het bijhouden van de registers van degene die een onderscheiding hebben ontvangen (gedecoreerden), is de Kanselier der Nederlandse Orden aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Omwille van de leesbaarheid worden de verwerkingsverantwoordelijken hierna ook gezamenlijk aangeduid als ‘wij’. 

In deze Privacyverklaring wordt onder meer toegelicht welke persoonsgegevens het Kapittel en de Kanselier op welke wijze verwerken in het kader van de hiervoor genoemde bevoegdheden, voor welke doeleinden en op basis van welke grondslag. Daarnaast wordt ingegaan op de rechten die u heeft ten aanzien van de over u verwerkte persoonsgegevens en met wie u contact kunt opnemen over deze Privacyverklaring.

Van wie worden persoonsgegevens verwerkt?
Wij verwerken persoonsgegevens van:

• degene die iemand voordraagt voor een onderscheiding (voorsteller)
• degene die wordt voorgedragen voor een onderscheiding (decorandus)
• derden, niet zijnde de voorsteller of de decorandus,  bijvoorbeeld de ondersteuner van de voordracht, de (ex-) werkgever van de decorandus , degenen wier gegevens voorkomen in de stukken die worden betrokken bij  het advies voor de decorandus (hierna “derden”), of geïnteresseerden of verzoekers om (algemene) informatie;
• de bezoekers van de Kanselarij aan de Nassaulaan 18 in Den Haag.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Van degene die iemand voordraagt (de voorsteller), verwerken wij:

• naam, adres, woonplaats, telefoon, e-mailadres, geslacht en relatie tot degene die wordt voorgedragen.

Van degene die wordt voorgedragen (de decorandus) en eventueel aansluitend als gedecoreerde wordt opgenomen in het register, verwerken wij:

• naam, titulatuur, adres, woonplaats, telefoon, e-mailadres, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, naam partner, naam (ex-) werkgever en zijn verklaring of er bezwaar bestaat tegen het verlenen van een onderscheiding, of sprake is van pensionering, Curriculaire gegevens, informatie over  verrichte bijzondere prestaties en/of verdiensten en andere informatie die in de voordracht wordt vermeld;
• persoonsgegevens die zijn opgenomen in het advies van de betreffende burgmeester en in het advies van de betreffende commissaris van de Koning.

Van ondersteuners van het decoratievoorstel verwerken wij:

• naam, adres, woonplaats, telefoon, e-mailadres, geslacht en relatie tot degene die wordt voorgedragen.

Van de bezoekers van de Kanselarij aan de Nassaulaan 18, verwerken wij:

• camerabeelden.

Voor welke doeleinden verwerken wij deze gegevens en op welke grondslag?
Degene die iemand voordraagt (de voorsteller)
Wij verwerken persoonsgegevens van de voorsteller om contact met hem/haar op te kunnen nemen. Deze verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een publiekrechtelijke taak, namelijk het uitbrengen van advies aan de verantwoordelijke minister.

Degene die wordt voorgedragen (de decorandus)
Wij verwerken persoonsgegevens van de decorandus in het kader van de algemene beoordeling of de decorandus in aanmerking komt voor een Koninklijke onderscheiding en – na toekenning van de onderscheiding – om de versierselen op de plaats van uitreiking te krijgen en om de decorandus op te nemen in het register van gedecoreerden. Deze verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een publiekrechtelijke taak, namelijk het uitbrengen van advies aan de verantwoordelijke minister, het beheer van de versierselen en het bijhouden van een register.

Ondersteuners
Wij verwerken persoonsgegevens van ondersteuners in het kader van de algemene beoordeling of de decorandus in aanmerking komt voor een Koninklijke onderscheiding. Deze verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een publiekrechtelijke taak, namelijk het uitbrengen van advies aan de verantwoordelijke minister.

Bezoekers van de Kanselarij
Wij verwerken persoonsgegevens van bezoekers van de Kanselarij ter beveiliging van de toegang tot het gebouw en het achterliggende terrein, alsmede de bewaking van zaken en eigendommen die zich aan, op of in het gebouw of op het terrein bevinden. Deze verwerking is noodzakelijk voor onze gerechtvaardigde belangen bij het uitvoeren van cameratoezicht waarbij onze belangen zwaarder wegen dan de belangen van de bezoekers. Bezoekers worden door middel van stickers, bordjes of andere aanduidingen op de aanwezigheid van camera’s gewezen.

Met wie kunnen wij uw persoonsgegevens delen?
Het Kapittel heeft de taak om de verantwoordelijke minister te adviseren over het verlenen van een Koninklijke onderscheiding. Uw persoonsgegevens kunnen in het kader van deze publiekrechtelijke taak door ons worden gedeeld met de verantwoordelijke minister. 

Als daar aanleiding voor is, kunnen de camerabeelden waarop bezoekers van de Kanselarij te zien (kunnen) zijn, binnen de wettelijke kaders, aan politie en justitie ter beschikking worden gesteld ter ondersteuning van een aangifte van een strafbaar feit. 

Wij gebruiken uw persoonsgegevens nooit voor commerciële doeleinden.

Met organisaties die in opdracht van ons gegevens verwerken (zoals softwareleveranciers), sluiten wij een overeenkomst om te borgen dat persoonsgegevens op een correcte en veilige wijze worden verwerkt. Wij blijven verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens.    

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. De verdere verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden wordt op grond van de AVG beschouwd als verenigbaar met het oorspronkelijke doel van de verzameling. Wij houden ons aan de regels van de Archiefwet. 

Heeft u ons benaderd met een (algemene) vraag of een verzoek om informatie? Dan bewaren wij uw persoonsgegevens tot twee jaar nadat wij op uw vraag of verzoek hebben gereageerd.  
Heeft u bij ons een klacht ingediend? Dan bewaren wij uw persoonsgegevens tot twee jaar nadat wij op uw klacht hebben gereageerd.

Voor zover de persoonsgegevens zijn verzameld in het kader van het uitbrengen van advies aan de verantwoordelijke minister, worden zij conform de Archiefwet gedurende twintig jaar bewaard en vervolgens  aangeboden aan het Nationaal Archief. 

De persoonsgegevens opgenomen in het register worden oneindig bewaard. Na verloop van twintig jaar wordt een kopie aangeboden aan het Nationaal Archief. 

De camerabeelden worden gedurende 28 dagen bewaard, tenzij er aanleiding is om ze langer te bewaren (bijv. diefstal). In dat geval  worden de beelden pas gewist als de omstandigheden rond de aanleiding zijn afgehandeld. 

Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde verstrekking en ongeoorloofde toegang. Het gaat daarbij om uiteenlopende maatregelen zoals administratieve, fysieke en technologische maatregelen, waaronder toezicht met behulp van camera’s. Daarnaast zijn alle bij de Kanselarij werkzame personen gebonden aan geheimhouding.

Uw bezoek aan de website www.lintjes.nl
Bij een bezoek aan de website www.lintjes.nl worden verschillende persoonsgegevens verwerkt met behulp van cookies. Meer informatie hierover kunt u vinden in de cookieverklaring.

Vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens?
Bij de Kanselarij is een Functionaris voor de Gegevensbescherming (hierna FG) aangesteld. Als u vragen hebt over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw gegevens, kunt u per e-mail (info@kanselarij.nl) of per post (op onderstaand adres) contact met de FG opnemen. 

De Kanselarij der Nederlandse Orden
T.a.v. de Functionaris voor de Gegevensbescherming
Nassaulaan 18
2514 JT Den Haag

Uw rechten op grond van de privacyregelgeving
Op grond van de privacyregelgeving heeft u verschillende rechten als uw persoonsgegevens worden verwerkt. Zo heeft u een recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Op deze privacyrechten zijn in de privacyregelgeving echter bepaalde uitzonderingen gemaakt. Dit betekent dat een verzoek niet in alle gevallen gehonoreerd hoeft te worden. Als wij uw verzoek niet honoreren, zullen wij toelichten waarom. Voor de uitoefening van uw privacyrechten kunt u een verzoek sturen per e-mail naar de FG (info@kanselarij.nl) of per post aan de Kanselarij der Nederlandse Orden, t.a.v. de Functionaris voor de Gegevensbescherming, Nassaulaan 18, 2514 JT Den Haag, onder vermelding van ‘Privacyrechten’. Voor verificatiedoeleinden zullen wij u om een (kopie van een) bewijs van uw identiteit vragen voordat we uw verzoek in behandeling zullen nemen. 

Daarnaast kunt u, als u niet tevreden bent over de manier waarop wij uw verzoek hebben behandeld, een klacht bij ons indienen. U kunt uw klacht indienen per e-mail (info@kanselarij.nl) of per post: 

De Kanselarij der Nederlandse Orden
T.a.v. de Functionaris voor de Gegevensbescherming
Nassaulaan 18
2514 JT Den Haag

Bent u niet tevreden over de manier waarop wij op uw klacht reageren, dan kunt u een klacht indienen bij de landelijk toezichthouder voor de bescherming van persoonsgegevens, de Autoriteit Persoonsgegevens (hierna de AP). Kijk voor meer informatie op de website van de AP. 

Wijzigen Privacyverklaring
Wij kunnen deze Privacyverklaring aanpassen en zullen steeds de meest recente versie op de website www.lintjes.nl publiceren. Daarbij zal worden aangegeven op welke datum de laatste aanpassing heeft plaatsgevonden.